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ArciSoft

Machen Sie Ihre Archivverwaltung zum Informationssystem.

Mit der bewährten Browser-Anwendung ArciSoft verwalten Sie alle Arten analoger Dokumente, Akten und Medien komfortabel und sicher.
Die Objekte und deren Informationen sind von der Erfassung und Einlagerung, über die Reservierung und Ausleihe, bis zur Rückgabe und Vernichtung jederzeit verfügbar. Sämtliche Vorgänge in der Schriftgutverwaltung werden lückenlos protokolliert, das Statistikmodul bietet detaillierte Auswertungen.
ArciSoft ermöglicht die Verwaltung beliebig vieler Archive und Lagerorte. Darüber hinaus bildet es die vorhandene Lagerstruktur exakt ab. Durch Unterstützung der chaotischen Lagerhaltung optimieren Sie Ihre Lagerplatznutzung.
Das Recherche- und Anforderungssystem ist benutzerfreundlich. Eine Funktion zur Suche und Sichtung von digitalen Dokumenten ist optional erhältlich. E-Mail-Benachrichtigen und Rückgabe-Erinnerungen unterstützen den Aktenworkflow.
Die Software verfügt über mehrere Benutzerrollen, sodass Zugriffsrechte benutzerspezifisch zugeteilt werden können. Eine optionale AD-Schnittstelle vereinfacht die Benutzeradministration.

ArciSoft bietet Ihnen komfortable Features wie webbasierte Online-Recherche und -Anforderung, lückenlose Akten-Historien und aussagekräftige Reports. Praktische Funktionen wie Barcode, Excel-Export, E-Mailsystem, die optionale Mobilerfassung, RFID-Aktenverfolgung, Spracheingabe und hybride Aktenverwaltung für PDF- und Office-Dokumente machen Ihre Arbeitsprozesse nachweislich effizienter.
Die Qualitäts-Software ist mit optionalen Schnittstellen zur Anbindung an vorhandene Anwendungen und Datenbestände und zur Datenmigration ausgestattet. Sie verfügen über eine hochskalierbare Lösung, die bei Bedarf an Ihre speziellen Erfordernisse angepasst wird.
Die Anwendung wird einmalig auf einem Windows-Server in Ihrer bestehenden Infrastruktur platziert. Sie ersparen sich damit aufwändige Client-Installationen und -Updates.
ArciSoft gewährleistet den schnellen Zugriff von jedem Netzwerk-PC oder Laptop, auch sicher verschlüsselt über das Internet.



Das ArciSoftSystem Integrieren und kommunizieren Sie optimal.

Schon die Standardversion vereint alle Funktionen einer effizienten und sicheren Aktenverwaltung/Schriftgutverwaltung.
ArciSoft ist modular aufgebaut. Das hat den Vorteil, dass Layout und Funktionen an Ihre speziellen Anforderungen anpassbar sind.
Grundsätzlich können beliebig viele Objekte und Objektarten, Archive und Lagerorte angelegt und verwaltet werden. Eine Institutslizenz ermöglicht den Zugriff beliebig vieler Benutzer.
Das System verfügt über die Standardmenüs und -funktionen:

  • Akten- und Dokumentenanlage
  • Aktenklassifizierung
  • Aufbewahrungsfristen
  • Benutzer und Zugriffsrechte
  • Barcodeerstellung und -druck
  • Kunden oder Unternehmensbereiche
  • Archive und Lagerorte
  • Einlagerung
  • Recherche und Anforderung
  • Anforderungsverwaltung
  • Ausgabe, Rückgabe und Wiedereinlagerung
  • Protokoll und Historie
  • Statistiken und Reports
  • Aussonderungsliste
  • E-Mail Benachrichtigungen
  • SQL-Schnittstelle
  • Excel-Schnittstelle

Optional verfügbar:

  • Karton- und Palettenverwaltung
  • Mobileinlagerung offline mit Datensammler
  • Mobileinlagerung online mit WLAN-Scanner
  • Verwaltung digitaler Akten und Dokumente
  • Scan-Modul
  • Mandantenverwaltung
  • RFID-Schnittstelle
  • AD-Schnittstelle
  • Datenimport
  • Anbindung an bestehende Datensysteme
  • Mehrsprachigkeit

Detaillierte Beschreibungen finden Sie unter den jeweiligen Menüs und in den Downloads. Bei Fragen nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.




ArciSoft-Archivmanagement



Ihr Archiv Kinderleicht Verwalten

ArciSoft ist eine browserbasierte Anwendung zur Verwaltung von Papierakten,-dokumenten und Inventar in Büros, Lagern und Archiven von Banken, Kanzleien, Unternehmen, Krankenhäusern und Verwaltungen.
Mit ArciSoft sind alle Akten und Akten-Informationen von der Einlagerung über die Reservierung und Ausleihe bis zur Rückgabe und Vernichtung jederzeit verfügbar. Sämtliche Vorgänge werden lückenlos protokolliert und Statistikfunktionen bieten entsprechend detaillierte Auswertungen.

Das Recherche- und Bestellsystem ist benutzerfreundlich. Ein E-Mail-Benachrichtigungs- und Mahn-System unterstützt Ihren Aktenworkflow. ArciSoft verfügt über mehrere Benutzerrollen, die Zugriffsrechte können benutzerspezifisch zugeteilt werden.
Die Software bietet volle Barcodeunterstützung und RFID-Option. Der Zugriff auf digitale Akten und Dokumente ist als Zusatzmodul verfügbar. ArciSoft bildet die vorhandene Lagerstruktur ab und optimiert die Lagerplatznutzung.




Barcode und RFID Einfache Erfassung und Lokalisierung

Beim Anlegen von Akten und Lagerorten können Sie mit den integrierten Barcodefunktionen Etiketten erzeugen und drucken. Die robusten Aufkleber werden, in beliebigen Formaten (auch als Aktenrücken), auf den Akten bzw. Kartons und an den Lagerorten angebracht und machen diese eindeutig identifizierbar. Mit einem einfachen Scan werden die Akten und Lagerorte miteinander verknüpft.
Ein Label enthält den Strichcode und die wichtigsten Informationen in Klarschrift. So können Sie beispielsweise die Nummer, die Bezeichnung und das Vernichtungsdatum der Akte sichten. Ein Scan des Barcodes ruft den Datensatz der Akte mit allen Informationen auf.
Die optionale RFID-Schnittstelle eröffnet Ihnen die Möglichkeiten einer innovativen Technologie. Mit der entsprechenden Hardware werden händische Eingaben überflüssig und die Aktenverfolgung geschieht automatisch.

Ein Anwendungsbeispiel: Sie tragen Akten aus Ihrem Büro. Das Lesegerät an der Tür erfasst die Akten "im Vorbeigehen", die Bewegungsdaten werden gespeichert. So wissen Sie jederzeit, wo sich welche Akte befindet.

Technisch funktioniert das so: Die auf den Akten befindlichen Aufkleber, die RFID-Antennen, werden von dem Lesegerät, dem RFID-Scanner, aufgeladen und senden ihre Kennung an den Scanner zurück. Jedes Lesegerät ist, verbunden mit dem Türdurchgang, verortet. Mit dem Bewegen der Akten an dem Scanner vorbei, lösen Sie als Anwender einen Schreibvorgang aus: Die Akten- und Türkennung werden mit Datum und Uhrzeit in die Datenbank geschrieben. Diese Informationen stehen jedem ArciSoft-Anwender in Echtzeit zur Verfügung. Somit ist jede Akte jederzeit lokalisierbar.




Mobilerfassung Übertragen Sie Ihre Beweglichkeit in das Archiv.

ArciSoft bietet Ihnen optional die Möglichkeit, den Einlagerungsvorgang von Akten und Dokumente direkt am Lagerort vorzunehmen. Das geschieht mit einfachem Scan der Akten- und Lagerplatz-Barcodes.

Gleichzeitig optimieren Sie die Lagerplatznutzung, durch Aussonderung entstandenen Lücken im Regal können nach Sichtung sofort geschlossen werden.
Entscheiden Sie dabei zwischen Online- und Offline-Erfassung.

Mit einem WLAN-Scanner werden die Erfassungsdaten per Funk vom Gerät direkt in die Datenbank übertragen. Sollten die örtlichen Gegebenheiten oder Ihre Sicherheits-Richtlinien dies nicht zulassen, können Sie die Daten auch offline mit einem Datensammler erfassen.
Der handliche und robuste Datensammler kann während einem Arbeitsgang bis zu 20.000 Datensätze aufnehmen. Nach der Erfassung wird der Datensammler in die Station am PC gesteckt. Von dort aus können die Daten einfach per Drag´n Drop auf den Server übertragen und als übersichtliche Liste ausgedruckt werden.




Digitale Akten Ihr leichtes Handgepäck.

Über die Verwaltung Ihrer analogen Akten hinaus haben Sie, auch unterwegs, stets einen (optionalen) Zugriff auf digitalisierte Dokumente. Mit der komfortablen Recherche finden Sie jedes PDF-, JPG- oder Office-Dokument auf Ihrem zentralen Server. Innerhalb von Sekunden haben Sie das Dokument "auf dem Schirm".

Das Digitalmodul macht ArciSoft zu einer hybriden Aktenverwaltung. Beim Anlegen eines digitalen Dokuments weisen Sie diesem einfach den Pfad zum Ordner auf dem Fileserver zu.

Nutzen Sie die Software auch zur Verwaltung Ihrer Digitalisierungsprozesse, die sich, erfahrungsgemäß, über längere Zeiträume erstrecken. ArciSoft unterstützt jeden einzelnen Schritt, wie die Vorbereitung, die Selektion, den Scanvorgang, die Qualitätskontrolle, die Klassifizierung, die Verschlagwortung und die bedarfsgerechte Speicherung.
Das Programm hilft Ihnen zu unterscheiden, welche Dokumente nach der Digitalisierung wiedereingelagert oder vernichtet werden. Der Bearbeitungs-Status ist jederzeit nachvollziehbar. Sie ersparen sich damit schwierige und zeitaufwändige Sucharbeiten.

Ein kleiner Auszug Unserer Kunden











  • "Die Aktenverwaltung ArciSoft ist für unsere tägliche Arbeit eine große Erleichterung."

    Sparkasse Langen-Seligenstadt

  • "Wir beziffern die Kosteneinsparung durch ArciSoft auf 70 - 80%. Keine Aktensuche mehr!"

    Volksbank Lippstadt

  • LBB konsolidiert ihr Aktenmanagement

    Landesbank Berlin AG











  • "Das Programm ist ein hervorragendes Instrument für modernes Aktenmanagement in unserer Verwaltung und trägt zur höheren Arbeitsqualität und Transparenz bei."

    Niedersächsisches Landesministerium

  • „Mit der besonderen Leistungskraft der ArciSoft-Anwendung und dem vorbildlichen Service des Herstellers SoulTek sind wir sehr zufrieden. Das optimal angepasste System funktioniert einwandfrei und ist uns von hohem Nutzen."

    Trinavis











  • "Wir würden uns jederzeit wieder für ArciSoft entscheiden."

    Deutsche Bahn

  • "SoulTek ist mit seiner tollen Dienstleistung der perfekte Partner."

    Union ZEISS Berlin

  • „Mit der besonderen Leistungskraft der ArciSoft-Anwendung und dem vorbildlichen Service des Herstellers SoulTek sind wir sehr zufrieden. Das optimal angepasste System funktioniert einwandfrei und ist uns von hohem Nutzen."

    Trinavis











  • "Der Projektpartner SoulTek und sein Produkt ArciSoft haben uns überzeugt. Die Software ist stabil, sicher, absolut zuverlässig und einfach zu bedienen. Mit ArciSoft haben wir die Prozesse in der Dossierverwaltung optimiert und können unser Tagesgeschäft reibungslos abwickeln. Sehr gut!"

    Hoffmann La Roche

  • "The best choice!"

    Hanwha Q.Cells