Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu ArciSoft, zur Installation, zur technischen Umgebung sowie zu typischen Funktionen der Archiv- und Aktenverwaltung. Gerne klären wir weitere Fragen persönlich in einer Online-Präsentation oder in einem Beratungsgespräch.

• Ist die digitale Verwaltung von analogen Papierakten noch zukunftsfähig?
  • Ja. Viele Organisationen arbeiten weiterhin mit physischen Akten, Dokumenten, Ordnern oder Archivobjekten. ArciSoft unterstützt die strukturierte Verwaltung dieser Bestände und verbindet klassische Aktenprozesse mit digitaler Recherche, Statusführung, Historie und optionalen Erweiterungen.

• Muss ArciSoft auf jedem Arbeitsplatz installiert werden?
  • Nein. ArciSoft wird zentral auf einem Anwendungsserver betrieben. Die Anwender greifen über einen aktuellen Webbrowser auf die Anwendung zu. Eine lokale Installation der Fachanwendung auf jedem Arbeitsplatz ist nicht erforderlich.

• Welche Browser werden unterstützt?
  • ArciSoft unterstützt Microsoft Edge Chromium und Google Chrome in aktueller Version.

• Welche Serverumgebung wird für ArciSoft empfohlen?
  • Empfohlen werden Microsoft Windows Server 2019, 2022 oder 2025 sowie Microsoft SQL Server 2019 oder höher. ArciSoft wird typischerweise unter Microsoft IIS betrieben.

• Kann ArciSoft in eine vorhandene IT-Umgebung integriert werden?
  • Ja. Sofern die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, kann ArciSoft in eine bestehende Server-, Datenbank- und Netzwerkumgebung integriert werden.

• Kann ArciSoft mit Active Directory oder Microsoft Entra ID genutzt werden?
  • Ja. Je nach Projekt kann ArciSoft mit Windows-/Active-Directory-Anmeldung, OAuth 2.0 oder Microsoft Entra ID eingesetzt werden.

• Können Rollen und Berechtigungen frei definiert werden?
  • Ja. Rollen können kundenspezifisch angelegt, geändert und umbenannt werden. Auch die zugehörigen Berechtigungen können individuell konfiguriert werden. Dadurch lässt sich ArciSoft an vorhandene Organisationsstrukturen und Zuständigkeiten anpassen.

• Können Feldbezeichnungen und Pflichtfelder angepasst werden?
  • Ja. Feldbezeichnungen, Pflichtfelder, Sprachtexte und weitere Einstellungen können an kundenspezifische Begriffe und Arbeitsweisen angepasst werden.

• Können vorhandene Bestandsdaten importiert werden?
  • Grundsätzlich ja. Nach Analyse der vorhandenen Daten können Bestandsdaten in die ArciSoft-Datenbank übernommen werden. Der konkrete Importumfang hängt von Datenqualität, Struktur und Projektanforderungen ab.

• Können auch digitale Dokumente mit ArciSoft verwaltet werden?
  • Ja. Neben physischen Akten und Archivobjekten können optional auch digitale Dateien einer Akte zugeordnet werden. Dadurch lassen sich physische Akten mit ergänzenden digitalen Informationen verbinden.

• Gibt es eine mobile Nutzung?
  • Ja. Mit ArciMobil können mobile Prozesse unterstützt werden. Die mobile Anwendung kommuniziert je nach Betriebsart über den integrierten Webservice/API mit ArciSoft.

• Was ist ArciWatcher?
  • ArciWatcher ist ein optionales Hintergrundmodul zur Fristenüberwachung. Es kann beispielsweise überfällige Aktenrückgaben erkennen und automatische Erinnerungen bzw. Benachrichtigungen auslösen.

• Unterstützt ArciSoft Aussonderung und Löschprozesse?
  • Ja. ArciSoft unterstützt Aussonderungslisten, Vernichtungsprozesse und Löschläufe. Die Nutzung dieser Funktionen ist abhängig von Konfiguration und Berechtigungen.

• Werden Änderungen und Aktenbewegungen nachvollziehbar protokolliert?
  • Ja. Wichtige Aktionen, Statusänderungen und Bewegungen können historisiert und berechtigungsgesteuert eingesehen werden. Dadurch bleiben Aktenprozesse transparent und nachvollziehbar.

• Ist die Datenübertragung sicher?
  • Für den Betrieb über HTTPS wird ein gültiges TLS-/SSL-Zertifikat empfohlen. Dadurch kann die Kommunikation zwischen Browser und ArciSoft-7-Anwendung verschlüsselt erfolgen.

• Kann ArciSoft mit Schnittstellen verbunden werden?
  • Grundsätzlich ja. Nach Analyse der Anforderungen können Schnittstellen, Import- oder Exportfunktionen projektbezogen umgesetzt bzw. angebunden werden.

• Mit welchen Folgekosten muss gerechnet werden?
  • Die laufenden Kosten richten sich nach Lizenzumfang, Wartung, Support und kundenspezifischen Anforderungen. Gerne erstellen wir Ihnen hierzu ein passendes Angebot.