FAQ zur Archiv- und Aktenverwaltung
Häufige Fragen zu ArciSoft

• Was bedeutet „ArciSoft ist KI-ready“?
  • ArciSoft lässt sich über das Modul ArciSoft MCP-Server direkt an die firmeneigene KI anbinden. Mitarbeiter fragen dann in normaler Sprache im gewohnten KI-Chat nach Akten, rufen Status und Lagerort ab, fordern Akten an oder leiten sie an Kollegen weiter, ohne sich extra in ArciSoft anzumelden. Mehr dazu auf unserer Seite KI-ready.

• Welche KI wird für ArciSoft KI-ready benötigt?
  • Die KI wählt der Kunde selbst. ArciSoft KI-Ready bindet die bereits vorhandene, firmeneigene KI an. Wer intern zum Beispiel Microsoft Copilot, ein europäisches Modell oder eine andere KI nutzt, verwendet weiterhin diese. ArciSoft gibt keine bestimmte KI vor.

• Gehen unsere Aktendaten damit in die Cloud?
  • Der ArciSoft MCP-Server läuft im Netz des Kunden, verschlüsselt und ohne Öffnung nach außen. Ob die angebundene KI lokal oder in einer Cloud betrieben wird, entscheidet der Kunde mit der Wahl seiner KI. Wie die eigene KI die abgerufenen Informationen danach weiterverarbeitet, liegt in der Verantwortung und Konfiguration des Kunden.

• Kann die KI mehr sehen als der jeweilige Mitarbeiter?
  • Nein. Die KI sieht und darf genau das, was der jeweilige Mitarbeiter auch über die normale Anmeldung sehen und tun dürfte. Rollen und Rechte, Mandantentrennung und Feldsichtbarkeit gelten unverändert. Die KI erhält keine Sonderrechte.

• Werden Zugriffe über die KI protokolliert?
  • Aktionen wie Anfordern, Abholen oder Weiterleiten werden mit Anwender, Zeitpunkt und Akte protokolliert und sind als über die KI ausgelöst erkennbar. Reine Abfragen werden, wie auch bei der normalen Anmeldung, nicht protokolliert.

• Muss das KI-Modul genutzt werden?
  • Nein. ArciSoft KI-Ready ist ein optionales Modul. Es kann aktiviert werden, wenn eine KI-Anbindung gewünscht ist, und jederzeit wieder deaktiviert werden. Der KI-Zugriff ist dann für den betreffenden Mandanten sofort gesperrt.

• Ist die digitale Verwaltung von analogen Papierakten noch zukunftsfähig?
  • Ja. Viele Organisationen arbeiten weiterhin mit physischen Akten, Dokumenten, Ordnern oder Archivobjekten. ArciSoft unterstützt die strukturierte Verwaltung dieser Bestände und verbindet klassische Aktenprozesse mit digitaler Recherche, Statusführung, Historie und optionalen Erweiterungen.

• Muss ArciSoft auf jedem Arbeitsplatz installiert werden?
  • Nein. ArciSoft wird zentral auf einem Anwendungsserver betrieben. Die Anwender greifen über einen aktuellen Webbrowser auf die Anwendung zu. Eine lokale Installation der Fachanwendung auf jedem Arbeitsplatz ist nicht erforderlich.

• Welche Browser werden unterstützt?
  • ArciSoft unterstützt Microsoft Edge Chromium und Google Chrome in aktueller Version.

• Welche Serverumgebung wird für ArciSoft empfohlen?
  • Empfohlen werden Microsoft Windows Server 2019, 2022 oder 2025 sowie Microsoft SQL Server 2019 oder höher. ArciSoft wird typischerweise unter Microsoft IIS betrieben.

• Kann ArciSoft in eine vorhandene IT-Umgebung integriert werden?
  • Ja. Sofern die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, kann ArciSoft in eine bestehende Server-, Datenbank- und Netzwerkumgebung integriert werden.

• Kann ArciSoft mit Active Directory oder Microsoft Entra ID genutzt werden?
  • Ja. Je nach Projekt kann ArciSoft mit Windows-/Active-Directory-Anmeldung, OAuth 2.0 oder Microsoft Entra ID eingesetzt werden.

• Können Rollen und Berechtigungen frei definiert werden?
  • Ja. Rollen können kundenspezifisch angelegt, geändert und umbenannt werden. Auch die zugehörigen Berechtigungen können individuell konfiguriert werden. Dadurch lässt sich ArciSoft an vorhandene Organisationsstrukturen und Zuständigkeiten anpassen.

• Können Feldbezeichnungen und Pflichtfelder angepasst werden?
  • Ja. Feldbezeichnungen, Pflichtfelder, Sprachtexte und weitere Einstellungen können an kundenspezifische Begriffe und Arbeitsweisen angepasst werden.

• Können vorhandene Bestandsdaten importiert werden?
  • Grundsätzlich ja. Nach Analyse der vorhandenen Daten können Bestandsdaten in die ArciSoft-Datenbank übernommen werden. Der konkrete Importumfang hängt von Datenqualität, Struktur und Projektanforderungen ab.

• Können auch digitale Dokumente mit ArciSoft verwaltet werden?
  • Ja. Neben physischen Akten und Archivobjekten können optional auch digitale Dateien einer Akte zugeordnet werden. Dadurch lassen sich physische Akten mit ergänzenden digitalen Informationen verbinden.

• Gibt es eine mobile Nutzung?
  • Ja. Mit ArciMobil können mobile Prozesse unterstützt werden. Die mobile Anwendung kommuniziert je nach Betriebsart über den integrierten Webservice/API mit ArciSoft.

• Was ist ArciWatcher?
  • ArciWatcher ist ein optionales Hintergrundmodul zur Fristenüberwachung. Es kann beispielsweise überfällige Aktenrückgaben erkennen und automatische Erinnerungen bzw. Benachrichtigungen auslösen.

• Unterstützt ArciSoft Aussonderung und Löschprozesse?
  • Ja. ArciSoft unterstützt Aussonderungslisten, Vernichtungsprozesse und Löschläufe. Die Nutzung dieser Funktionen ist abhängig von Konfiguration und Berechtigungen.

• Werden Änderungen und Aktenbewegungen nachvollziehbar protokolliert?
  • Ja. Wichtige Aktionen, Statusänderungen und Bewegungen können historisiert und berechtigungsgesteuert eingesehen werden. Dadurch bleiben Aktenprozesse transparent und nachvollziehbar.

• Ist die Datenübertragung sicher?
  • Für den Betrieb über HTTPS wird ein gültiges TLS-/SSL-Zertifikat empfohlen. Dadurch kann die Kommunikation zwischen Browser und ArciSoft-7-Anwendung verschlüsselt erfolgen.

• Kann ArciSoft mit Schnittstellen verbunden werden?
  • Grundsätzlich ja. Nach Analyse der Anforderungen können Schnittstellen, Import- oder Exportfunktionen projektbezogen umgesetzt bzw. angebunden werden.

• Mit welchen Folgekosten muss gerechnet werden?
  • Die laufenden Kosten richten sich nach Lizenzumfang, Wartung, Support und kundenspezifischen Anforderungen. Gerne erstellen wir Ihnen hierzu ein passendes Angebot.