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Registratur, Aktenplan und Fristen zentral im Griff.
Behörden, Ämter und Verwaltungen führen umfangreiche physische Aktenbestände: Sachakten, Personalakten, Vorgänge und Archivgut. Registraturrichtlinien, Aktenpläne sowie gesetzliche Aufbewahrungs- und Aussonderungsfristen stellen hohe Anforderungen an eine nachvollziehbare Verwaltung. Mit ArciSoft verwalten und lokalisieren Sie physische Akten, Ordner und Archivobjekte zentral und browserbasiert, ergänzend zu einer vorhandenen E-Akte. Von der Anlage über Recherche, Anforderung, Ausleihe und Rückgabe bis zur Einlagerung, Aussonderung und Löschung bleiben Status, Standort und Historie nachvollziehbar.
Klare Zuständigkeiten sind in der Verwaltung entscheidend. Rollen und Berechtigungen, Mandantentrennung und Feldsichtbarkeit stellen sicher, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer nur das sieht und tut, was für die jeweilige Aufgabe und Organisationseinheit vorgesehen ist. Feldbezeichnungen, Pflichtfelder und Prozesse lassen sich an Ihren Aktenplan und Ihre Arbeitsweise anpassen. Die Anmeldung kann je nach Umgebung über Active Directory, Microsoft Entra ID oder OAuth 2.0 erfolgen.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen unterstützt ArciSoft eine strukturierte Aussonderung: Aussonderungslisten, die Anbietung an das zuständige Archiv sowie dokumentierte Löschläufe. Jeder Schritt bleibt mit Anwender, Zeitpunkt und Vorgang nachvollziehbar. Die eigentliche physische Vernichtung übernehmen Sie selbst bzw. ein beauftragter Entsorgungsdienstleister. ArciSoft ist die Software zur Steuerung und Dokumentation dieser Prozesse.
Die Qualität und Sicherheit der Software sind unabhängig geprüft und zertifiziert. ArciSoft wird zentral auf einem Windows-Server in Ihrer bestehenden Infrastruktur betrieben. Der Zugriff erfolgt über einen aktuellen Webbrowser, innerhalb des Netzes oder sicher verschlüsselt über HTTPS.
Gerne zeigen wir Ihnen ArciSoft für die öffentliche Verwaltung in einer persönlichen Präsentation und richten Ihnen anschließend einen individuellen Demozugang ein, damit Sie typische Abläufe selbst testen können.
